Langzeitarchivierung – aber revisionssicher

 

M/Archive for SharePoint und Archivierung mit Saperion

Die herkömmliche Archivierung von Verträgen, Rechnungen und weiteren unternehmensrelevanten Daten ist nicht nur mit enormen Recherchezeiten verbunden, sondern zudem kostspielig durch die benötigten Lagerkapazitäten. Die digitale Archivierung aller Dokumente minimiert und reduziert Zeiten und Kosten. Um jedoch wirklich das Papierarchiv aufzulösen bedarf es einer revisionssicheren Archivierung, die den Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht (HGB, AO, GoBD) nachkommt.

Revisionssicherheit meint dabei die Unveränderbarkeit und die unwiderrufliche Speicherung auf einem Datenträger – bestenfalls in einem Langzeitformat wie PDF/A. Archiviert werden müssen Verträge, Patente und weitere unternehmensrelevante Dokumente, als Schutz vor Klagen. Eine besondere Art der Archivierung stellt die Produktionsdatenarchivierung dar, für die MERENTIS eine spezielle Lösung entwickelt hat. Lesen Sie mehr über die Produktionsdatenarchivierung.

Mit MERENTIS ist die revisionssichere Archivierung gleich mit zwei Systemen möglich M/Archive for SharePoint – Revisionssichere Archivierung für Microsoft SharePoint

Die durch eine führende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zertifizierte Schnittstelle M/Archive for SharePoint archiviert Dokumente aus SharePoint heraus und speichert sie mit samt Metadaten revisionssicher in einem externen Storage ab. Der gesamte Speichervorgang wird über die Informationsverwaltungsrichtlinien von SharePoint gesteuert, wobei Sie Ablageort, Prüfung und Art der Archivierung angeben können. Selbstverständlich sind alle abgelegten Dokumente aus SharePoint heraus suchbar – auch mit Volltextsuche. Egal, ob das Dokument noch in SharePoint liegt oder bereits archiviert ist – für den Anwender steht es mit einem Klick zur Verfügung. Mit M/Archive for SharePoint können Sie SharePoint schnell und preisgünstig um die Funktionalität »revisionssichere Archivierung« erweitern, ohne die Einführung eines komplexen und teuren Storagesystems.

Saperion als revisionssicheres Enterprise Content Management System

Saperion als solches verfügt über ein revisionssicheres Storage sowie über eine Plattform, in der Dokumentenmanagement mit hohem Datenvolumen vorgenommen werden kann. Je nach Ihren Ansprüchen ermöglichen wir Ihnen eine revisionssichere Archivierung über SharePoint oder über Saperion. Eingescannte oder geladene Dokumente sind in Saperion direkt nach der Indexierung revisionssicher gespeichert. Jede Veränderung an einem Dokument in Saperion führt somit zur Erzeugung einer neuen Version, die ebenfalls protokolliert wird. Damit sind zu jedem Zeitpunkt alle innerhalb von Saperion durchgeführten Veränderungen eines archivierten Dokumentes nachvollziehbar.

Maßgeschneiderte Beratung

Wir beraten Sie gern zur revisionssicheren Archivierung, egal ob Sie sich für SharePoint als Technologie entscheiden, für Saperion oder ein anderes System. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin.

Ihr Ansprechpartner

Martin Reinert
Senior Consultant

Kontaktdaten
MERENTIS GmbH
Geschäftsstelle Bremen
Kurfürstenallee 130
28211 Bremen
Telefon: 0421-23804-0
Fax: 0421-23804-10
E-Mail: archivierung@merentis.com

Referenzen

Empfehlung

Für die Archivierung von Produktionsdaten gibt es bei MERENTIS eine eigene Lösung.