Transportunterlagen umgehend verfügbar

Schiffsmappen-Lösung von MERENTIS bei der BLG Automobile Logistics GmbH & Co. KG

 

blg_logistics_group_webMit den digitalen Schiffsmappen sind Rechnungen und Unterlagen für transportierte PKWs schnell in SAP® recherchiert und für die weitere Bearbeitung verfügbar. Bremerhaven gehört mit 1,4 Mio. Fahrzeugen pro Jahr zu den größten Autohäfen der Welt. Die Produkte europäischer Hersteller werden über das BLG-Terminal hauptsächlich in die USA, nach Ostasien und Nahost verschifft. Die Importe kommen vor allem aus Asien und den USA. Alle namhaften Auto-Reeder bedienen Bremerhaven regelmäßig. Jedes Jahr laufen fast 1.500 Autoschiffe das BLG-Terminal an. Über Bremerhaven verschiffen Hersteller wie Daimler, BMW, Ford, VW, Audi, Porsche, Opel und andere ihre Fahrzeuge. Neben Freiflächen stehen für die Zwischenlagerung zwei Parkhäuser zur Verfügung. Sie bieten 10.000 Autos Raum bis zur Verladung auf die Schiffe.

Verbesserter Kundenservice

Bisher wurden die Lösch- und Ladepapiere der transportierten Fahrzeuge wie Schiffsentgelte, Leistungsbelege, Verkehrsaufträge, List of Cargo, RORO Lösch- und Ladeliste und diverse andere Dokumente in einem Docuware-Archiv hinterlegt, auf das nur über einen lokalen PC zugegriffen werden konnte. Darüber hinaus standen die entsprechenden Dokumente oftmals bei Anfragen nicht zur Verfügung, da sich diese noch auf dem Versand zum und vom externen Scan-Dienstleister befanden. Um den Kundenservice zu verbessern, entschied sich BLG IT Service, der IT-Dienstleiter der BLG-Gruppe, für die professionelle Dokumentenverwaltung und -archivierung der Versand- und Rechnungsdokumente mit der digitalen Schiffsakte.

Einfache Recherche aus SAP® heraus

Die Ausgangsrechnungen werden in SAP® erstellt, gedruckt und dann an das Saperion-Archiv zur Ablage weitergeleitet. Bei Reklamationen, Kontrollen, Anforderungen des Wirtschaftsprüfers oder sonstigen Recherchen ruft der Bearbeiter die jeweilige Rechnung in SAP® auf. Mit einem integrierten Button in der SAP®-Maske kann der Mitarbeiter umgehend die Schiffsakte öffnen, in der anhand von übereinstimmenden Indexkriterien auf die zugehörigen Dokumente verwiesen wird, welche im Saperion-Archiv hinterlegt sind. Auf diese Weise stehen alle Informationen mit wenigen Klicks umfassend bereit. Hierfür genügt die individuelle SAP®-Berechtigung des Mitarbeiters, eine separate Suche der Dokumente entfällt.

Zeitvorteil und kurze Wege

Mit der Einführung der digitalen Schiffsakte wurde die Digitalisierung von Papierdokumenten von der MERENTIS GmbH übernommen. Im Scan-Center werden die angelieferten Schiffsakten und Transportdokumente digitalisiert und verschlagwortet. Mit einem regelmäßigen und kurzfristigen Netztransfer importiert BLG IT Service in Bremen die Daten, sodass die kompletten digitalen Schiffsakten kurzfristig der BLG zur Verfügung stehen. Ein verbesserter Kundenservice und eine gestiegene Zufriedenheit der BLG-Mitarbeiter, die für die Anfragen zuständig sind, ist das Ergebnis.

Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Die Einführung der digitalen Schiffsmappe bei BLG Automotive Logistics bietet mehrere Vorteile: Einerseits können die Mitarbeiter schnell und zeitgleich von jedem Arbeitsplatz aus auf die archivierten Dokumente zugreifen. Darüber hinaus erzielt BLG Automobile Logistics durch die Zusammenarbeit mit dem MERENTIS Scan-Center einen messbaren Zeitvorteil. Auf diese Weise werden Kundenanfragen und Reklamationen kurzfristig und kompetent bearbeitet.

Ihr Ansprechpartner

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Volker Lengsfeld
Senior Consultant

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