MERENTIS-Lösungen im Einsatz bei üstra

üstra Hannoversche Verkehrsbetriebe AG Logo E-Mail-Archivierung mit Saperion

MERENTIS erweiterte bei der üstra Hannoversche Verkehrsbetriebe AG die vorhandene Saperion-Installation um Funktionen zur E-Mail Archivierung. In diesem Zuge wurden der Exchange Server und knapp 900 Postfächer unter die Verwaltung des Saperion E-Mail Lifecycle Managements (ELM) gestellt.

Die Vorteile für üstra: rechtssichere Archivierung, zuverlässiger Schutz vor E-Mail-Verlust; Kostenersparnis durch verringerten Speicherbedarf sowie Zeitersparnis durch leistungsfähige Suchfunktionen. Die üstra Hannoversche Verkehrsbetriebe AG ist eines der leistungsstärksten Nahverkehrsunternehmen in Deutschland und sorgt für Mobilität in der Stadt und im Umkreis Hannover.

Automatisiertes Genehmigungsverfahren bei der üstra AG in Hannover

Die üstra Hannoversche Verkehrsbetriebe AG beauftragte die MERENTIS GmbH mit der Integration eines Workflows für die Beantragung und Genehmigung von Investitionensgütern. Damit können die anstehenden Investitionen im Gesamtunternehmen online durch einen Mitarbeiter beantragt und gleichermaßen von zuständigen Sachbearbeitern genehmigt werden. Anschließend werden die genehmigten Investitionsanträge an das ERP-System SSA Global BaaN übergeben, dem Einkauf stehen somit alle relevanten Daten automatisch für die Beschaffungsvorgänge zur Verfügung. Unterstützend sorgen Informations- und Eskalationsstufen sowie die integrierte Vertreterregelung für einen schnellen und sicheren Genehmigungsablauf. Als Ergebnis wird die Bearbeitungszeit der Investitionsanträge durch die Optimierung der Geschäftsprozesse – d.h. Abschaffung des papierbasierenden Formularablaufs und zugehörige administrative Vorgänge – durch die digitale Beantragung und Genehmigung messbar reduziert. Darüber hinaus kann schnell verfolgt werden, welchem Sachbearbeiter der jeweilige Antrag zur Genehmigung vorliegt. Die archivierte Prozesskette steht für nachträgliche Recherchen jederzeit zur Verfügung.

Digitales Vertragscontrolling

Die üstra Hannoversche Verkehrsbetriebe AG wendet das Saperion-Archiv für digitale Personalakten und Abonnentenakten an. Darauf aufbauend integriert die MERENTIS GmbH das digitale Vertragsarchiv, somit die elektronische Verfügbarkeit aller Verträge. Zielsetzung des digitalen Vertragsarchivs sind Effizienzsteigerungen der Arbeitsabläufe bei der Vertragsbearbeitung und ein transparentes Vertragscontrolling.

Mit dieser Lösung kann unternehmensweit rollenberechtigt auf die archivierten Vertragsdokumente zugegriffen werden, aufwändige Recherchen entfallen. Die zuständigen Sachbearbeiter erhalten mit der implementierten Wiedervorlagefunktion per E-Mail Erinnerungen an anstehende Vertragsfristen, über Workflow-Funktionen werden die betroffenen Sachbearbeiter über Vertragsveränderungen informiert. Eine Kopplung mit der bestehenden ERP Anwendung erfolgte ebenfalls.

Insgesamt reduziert sich der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten bei der Vertragsbearbeitung und dem -controlling, die Mitarbeiter können sich verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Ihr Ansprechpartner

Volker Lengsfeld
Senior Consultant

Kontaktdaten
MERENTIS GmbH
Geschäftsstelle Bremen
Kurfürstenallee 130
28211 Bremen
Telefon: 0421-23804-0
Fax: 0421-23804-10
E-Mail: marketing@merentis.com

Empfehlung

Weitere Informationen zum M/Vertragsmanagement und zum E-Mail-Lifecycle-Management finden Sie hier.

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